Layanan Cloud Gratis Untuk Membangun Desa Digital yang Efisien dan Ramah Lingkungan
Pengabdian kepada masyarakat (PkM) adalah dharma ketiga bagi setiap orang yang terlibat dalam perguruan tinggi, baik dosen maupun mahasiswa. Selain melaksanakan pendidikan sebagai dharma pertama, belajar tentang keilmuan dan berbagai hal yang terkait dengan program studi masing-masing, kemudian melakukan penelitian sebagai dharma kedua, dosen dan mahasiswa secara kolaboratif harus menuangkan berbagai ilmu dan solusi yang dimiliki untuk membantu menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada di masyarakat. Di Universitas Pendidikan Nasional, Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) tentunya dilakukan secara rutin pada setiap semester akademik. Selain disibukan dengan pengajaran baik di ruang kelas maupun laboratorium, mahasiswa dan para dosen juga sibuk meneliti dan melakukan pengabdian masyarakat. Pada semester genap tahun akademik 2021/2022 ini, terdapat satu program pengabdian masyarakat bertema digitalisasi yang baru diluncurkan oleh Program Studi Teknologi Informasi (PSTI), di bawah Fakultas Teknik dan Informatika (FTI), Universitas Pendidikan Nasional. Program PkM desa digital ini secara konsep sangat sederhana, implementasinya nyaris tidak memerlukan tambahan biaya pengadaan infrastruktur fisik apapaun, dan berpotensi menjadi solusi untuk mengurangi emisi karbon dengan mengurangi ketergantungan terhadap kertas, dan peningkatan efisiensi pelayanan desa yang dapat dilakukan secara daring dari mana saja.
Permasalahan awal dari inisiasi program PkM Desa Digital ini bermula dari pandemi Covid-19, yang juga diistilahkan dengan “gumi grubug” oleh masyarakat Bali. Meskipun kini telah mereda setelah lebih dari dua tahun menghantui masyarakat, terdapat banyak perubahan pola hidup dan berbagai kebiasaan baru yang muncul dalam jangka waktu yang cukup lama itu. Perubahan tersebut juga memunculkan istilah baru seperti new normal. Salah satu karakteristik dari new normal adalah masyarakat dituntut untuk terbiasa menjaga jarak dan mengurangi tatap muka ketika bersosialisasi dan bekerja. Termasuk pula, berbagai layanan yang awalnya dilaksanakan secara luring dengan bertemu secara fisik, kini lebih ditekankan agar dapat dilakukan secara daring melalui media komunikasi dan teknologi informasi. Berbicara tentang layanan administrasi, kantor desa adalah salah satu ujung tombak pelayanan masyarakat. Kantor desa menyelenggarakan Pemerintahan Desa, mulai dari tata praja, penetapan peraturan di desa, pembinaan masalah pertanahan, pembinaan ketentraman dan ketertiban, melakukan upaya perlindungan masyarakat, administrasi kependudukan, dan penataan dan pengelolaan wilayah. Di Bali sendiri, tidak semua kantor desa dibekali dengan kemampuan untuk menyelenggarakan pelayanan secara digital dan berbasis Internet. Beberapa masih sangat terbatas dari sisi sumber daya manusia dan infrastruktur TIK untuk menyelenggarakan pelayanan semacam itu. Untuk menjawab permasalah tersebut, PSTI berusaha untuk membangun sebuah solusi yang mampu memberi dampak terhadap peningkatan kemampuan desa untuk menyelenggarakan layanan berbasis digital, tanpa harus membebani perangkat desa dengan kerumitan dan pembiayaan penerapan TIK yang besar dan berpotensi tidak tepat sasaran.
Teknologi SaaS (Software as a Service) sebagai Solusi Untuk Desa Digital Gratis
Komputasi cloud (cloud momputing) adalah terobosan dalam pemanfaatan sumber daya TIK yang lebih efisien. Salah satu poin penting terkait efisiensi ini adalah resource sharing, secara sederhana, apabila terdapat seribu komputer yang aktif di dunia dan masing-masing dari seribu tersebut hanya memanfaatkan 80% daya komputasinya untuk menyelesaikan pekerjaan, maka masih tersisa 20% daya komputasi yang terbuang percuma. Artinya, setara 200 komputer dari total 1000 sebenarnya hanya menyala dengan menganggur dan membuang-buang listrik. Untuk mencegah hal ini terjadi, banyak perusahaan dan organisasi mulai beralih untuk menyewa dan menggunakan infrastruktur TIK yang mampu digunakan bersama-sama, sehingga tidak ada sumber daya komputasi yang terbuang percuma ketika yang satunya sedang sibuk sedangkan satunya lagi nyaris tidak melakukan apa-apa. Secara singkat, suatu teknologi yang disebut sebagai virtualization dan hardware abstraction memungkinkan sumber daya 1000 komputer itu dapat digunakan secara optimal dengan cara dibagi-bagi kepada banyak penyewa sesuai dengan kebutuhan mereka. Untungnya adalah, banyak penyedia layanan komputasi cloud (cloud service provider) yang menyediakan penyewaan dan penggunaan beberapa layanan dasar yang sepenuhnya gratis. Sebagai imbalan, itu akan membantu mereka membangun ekosistem layanan dan membiasakan orang-orang untuk menggunakan layanan mereka. Salah satunya yang sangat berpotensi untuk membantu desa berpelayanan digital adalah layanan SaaS atau software as a service seperti Google Workspace.
Layanan komputasi cloud umumnya dapat dikategorikan menjadi tiga, Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS), dan Software as a Service (SaaS). Jenis yang paling berpotensi dapat digunakan untuk membantu administrasi desa adalah layanan komputasi cloud berbasis SaaS. Contoh konkrit dari SaaS adalah aplikasi Google Form yang memungkinkan staf desa untuk membuat formulir digital yang dapat diakses oleh masyarakat melalui smartphone mereka. Jika tanpa layanan digital, staf desa harus mencetak formulir di selembar lebih kertas dan menyerahkannya kepada masyarakat yang memohon layanan katakanlah surat ijin usaha untuk diisi data diri dan data usahanya. Masyarakat yang memohon pun harus datang ke kantor desa, dan terkadang mengantre untuk meminta dan menulis manual formulir tersebut. Cara ini kurang efisien dibandingkan dengan cara formulir digital, yang datanya selalu terekam, dapat diolah secara terintegrasi dengan layanan SaaS lain seperti Google Documents untuk pengolahan kata, Google Spreadsheets untuk pengolahan angka, dan Google Slides untuk visualisasi dan presentasi. Rangkaian aplikasi online berbasis SaaS ini adalah bagian dari layanan Google Workspace, yang mana syarat untuk dapat menggunakannya hanya perlu memiliki akun email Google. Terkait batasan, hanya pada kuota penyimpanan Google Drive yang dibatasi sebesar 15GB per akun. Jumlah 15GB adalah setara dengan kemampuan menyimpan 5000 foto berukuran 3 megaByte, dan 50.000 dokumen berukuran 300 kiloByte, sungguh jumlah yang tidak sedikit meskipun gratis. Karakteristik lain dari komputasi cloud adalah sifatnya yang fleksibel dan punya skalabilitas yang baik. Artinya tidak ada batasan kuota lebih dari 15GB, semua biaya yang muncul akan dikenakan secara pay as you use dan itupun relatif terjangkau dan hanya perlu dibayar jika penggunaan layanan melebihi limit gratis dan dengan persetujuan pengguna.
Program PkM Desa Digital Yang Dapat di “Copy-Paste” Ke Setiap Desa yang Membutuhkan
Untuk dapat mengimplementasikan solusi yang ditawarkan oleh SaaS ke proses administrasi desa, maka dirancang workshop tutorial bagi staf desa yang disertai dengan contoh penerapan riil. Sebagai bahan pembelajaran dan rangkuman bagi staf desa, dibuatkan modul pelatihan layanan cloud berbentuk buku yang berisi tutorial langkah-langkah menggunakan Google Drive, Google Form, Google Docs, Google Sheets, QRCode dan Link Tree sebagai landing page yang nantinya akan diakses oleh masyarakat. Pada implementasi perdananya, Program PkM Desa Digital yang dibesut PSTI mengkolaborasikan sepuluh orang dosen dan dua puluh mahasiswa untuk menggarap modul pelatihan layanan cloud beserta kelengkapannya. Tujuh orang dosen dari internal PSTI, satu dari Program Studi Teknik Elektro, satu dari Teknik Sipil, dan satu dari Manajemen. Satu jenis layanan digarap oleh dua orang dosen dan empat orang mahasiswa, kemudian hasil akhirnya dikompilasi menjadi satu buku modul lengkap tentang layanan cloud untuk administrasi desa. Pendekatan yang digunakan untuk menyusun modul adalah real case based, sehingga selain modulnya jadi, keseluruhan formulir yang sering digunakan oleh staf desa pun juga telah dibuat dan dapat diakses melalui Link Tree yang ditampilkan pada standing banner dalam bentuk QRCode.
Pada versi perdananya, fitur layanan yang dicakup dari program ini dalam membantu proses administrasi desa adalah sebagai berikut:
- Formulir digital yang dapat diakses dari mana saja, misal; formulir permohonan surat ijin usaha, keterangan meninggal, keterangan lahir, dan pencatatan sipil lainnya.
- Data perekaman formulir yang dapat diekspor ke aplikasi pengolah angka Google Sheets.
- Template surat menyurat yang telah dibuat dalam bentuk Google Docs, sehingga staf hanya perlu mengisi data pemohon yang dapat diambil dari Google Sheets masing-masing Form.
- Link Tree dan QRCode yang dapat digunakan untuk menautkan masing-masing formulir dalam satu halaman landing page, dan link kontak Whatsapp masing-masing staf administrasi yang terhubung langsung ke ponsel staf.
- Seluruh proses penggunaan aplikasi Google Workspace dapat membantu staf desa untuk bekerja secara kolaboratif, tanpa harus terikat tempat dan waktu karena semua file dan program telah tercatat di Cloud di Internet.
- Seluruh arsip dijamin keamanannya dari ancaman virus dan ransomware, dan kerusakan perangkat penyimpanan seperti harddisk komputer yang fail dan berpotensi menghilangkan data penting kini telah teratasi karena data telah terbackup di cloud yang memiliki sistem keamanan dan backup enterprise class.
- Semua kelebihan ini diberikan secara gratis tanpa dipungut biaya apapun, dan memiliki jaminan penyelenggaraan layanan yang baik dan berkesinambungan karena diusung oleh provider bereputasi seperti Google.
Pada versi kedua tentunya akan lebih diperbanyak lagi fitur-fiturnya sembari menunggu umpan balik dari desa pilot project.
Desa Timuhun dan Bungbungan, Kab. Klungkung Menjadi Pilot Project
Pada hari Kamis, tanggal 7 Juli 2022 dilakukan seremonial pembekalan dan pelepasan peserta Program PkM Desa Digital yang pertama. Acara ini diadakan di ruang Nelson Mandela, Gedung A, Universitas Pendidikan Nasional dan dihadiri oleh Bapak Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LP2M) Universitas Pendidikan Nasional Ir. I Wayan Sutama, M.T., IPM, Bapak Dekan FTI, Ir. Agus Putu Abiyasa, PhD., IPM, Bapak Ketua PSTI Ir. I Wayan Aditya Suranata, S.Kom., M.Kom dan seluruh tim dosen dan mahasiswa yang akan terjun ke desa di keesokan harinya, tanggal 8 Juli 2022 di desa Timuhun dan Bungbungan, Kecamatan Banjarangkan, Kabupaten Klungkung. Dalam sambutannya, Ketua Panitia Kegiatan yang diwakili oleh rekan mahasiswa Gusi Ayu Tantyana Wira Devi menyampaikan kesiapan tim dan perlengkapan untuk melaksanakan pengabdian. Karena kegiatan pengabdian diadakan di dua desa berbeda secara simultan, tim dosen dan mahasiswa dibagi dua grup. Lima orang dosen dan sepuluh mahasiswa ditugaskan masing-masing di Timuhun dan Bungbungan. Mereka telah diperlengkapi dengan standing banner dengan desain yang menarik, dua buku modul, dan toolset screen projector dan audio, serta beberapa laptop pelatihan untuk membantu proses workshop. Ketua Himpunan Mahasiswa Program Studi Teknologi Informasi (HIMAPRODI TI) Meldodi Samuel Sianturi dalam sambutannya menyampaikan antusiasme dan optimisme rekan-rekan mahasiswa dalam projek kolaboratif antara dosen dan mahasiswa di PSTI. Ia menyampaikan peluang dan pengembangan dari inisiasi program PkM Desa Digital ini dalam membantu menyelesaikan permasalahan administrasi desa, termasuk pula menjadi kegiatan yang dapat memungkinkan mahasiswa untuk lebih sadar dengan lingkungan dan fenomena di masyarakat dengan ikut terjun secara langsung. Karena projek ini termasuk dalam bidang Teknologi Informasi, banyak pula ditemukan pengalaman yang tidak dapat dirasakan mahasiswa hanya dengan belajar di ruang kelas, khususnya dalam hal penerapan riil suatu teknologi di dunia nyata.
Terkait manfaat lain dari segi lingkungan dan efisiensi, Bapak Ketua PSTI Ir. I Wayan Aditya Suranata, S.Kom., M.Kom dalam sambutannya juga memberikan suatu sudut pandang positif apabila program ini diberlakukan secara masif dan banyak desa yang berhasil beralih ke metode operasional berbasis digital. “Apabila satu desa katakanlah menggunakan dua rim kertas dalam satu bulan, dengan mendigitalkan formulir, atau bahkan mendigitalkan semua surat internal menjadi email berarsip digital seperti PDF, paling tidak satu rim kertas akan tetap menjadi bagian dari sebatang pohon yang menyumbang oksigen dan menetralisir gas rumah kaca. Bahkan, apabila proses administrasi desa dapat dilakukan hanya dengan sentuhan jari di layar ponsel, setidaknya separuh biaya bensin dapat dihemat karena kita hanya pergi satu kali ke kantor desa untuk mengambil dokumen yang sudah jadi. Sekarang kita bayangkan di Bali ada 600 lebih desa, apabila 100 saja yang menjalankan operasional dengan ramah lingkungan, kita berpotensi bisa menekan cukup banyak emisi karbon. Untuk itu, meskipun program ini terdengar sangat simpel hanya tentang mengajarkan bagaimana cara menggunakan Google Workspace, ini berpotensi menyumbang dampak yang signifikan terhadap usaha untuk menyelamatkan lingkungan”, selain membahas sisi lain dari dampak jangka panjang dari inisiasi desa digital ini, beliau juga memberikan apresiasi yang besar terhadap kinerja tim mahasiswa yang diluar ekspektasi dalam mengimplementasikan setiap aspek program. Menyambung sambutan dari Ketua PSTI, Bapak Dekan FTI Ir. Agus Putu Abiyasa, PhD., IPM menyampaikan bahwa inisiasi PkM Desa Digital ini akan menjadi role model bagi implementasi program-program PkM lain di bawah Fakultas Teknik dan Informatika yang memiliki karakteristik low budget big impact. Beliau juga sangat mengapresiasi kolaborasi antar dosen dan mahasiswa dari lintas program studi dalam menyusun program-program PkM yang tepat sasaran dan berpotensi diimplementasikan secara masif dan berkesinambungan.
Dipuncak acara pembekalan dan pelepasan, Bapak Kepala LP2M Ir. I Wayan Sutama, M.T., IPM juga memberikan sambutannya. Beliau menyampaikan bahwa berdasarkan pengalaman pribadinya yang juga ditugaskan sebagai Badan Pengawas Desa, program PkM desa digital ini akan sangat membantu dalam menunjang pelaporan dan transparansi anggaran desa. “Setiap desa kini mengelola dana milyaran rupiah, dan penggunaan dana itu juga harus dilaporkan secara transparan kepada masyarakat. Dengan adanya pelatihan penggunaan aplikasi penunjang administrasi berbasis teknologi cloud seperti Google Workspace tentunya staf desa akan jauh dimudahkan dalam menyusun laporan dan membagikannya dengan mudah kepada masyarakat”. Beliau juga memberikan beberapa batasan tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk di-sistem-kan pada proses administrasi desa, sebagai contoh, sistem keuangan desa dan procurement telah ditetapkan oleh pemerintah sehingga tidak diperbolehkan untuk menggunakan layanan pihak ketiga. Selain itu, beliau juga berpesan agar menggunakan pendekatan yang sensitif dan teliti dalam melakukan penjajakan tentang bagian mana saja yang dapat dilakukan digitalisasi untuk menghindari adanya kesalahan dan risiko yang kita tidak ketahui. Beliau juga menyampaikan apresiasinya atas inisasi program PkM desa digital ini dan mendorong untuk mengimplementasikannya di lebih banyak desa, dan sebagai penutup beliau membuka secara resmi dan melakukan pelepasan peserta program PkM Desa Digital yang dikeesokan harinya akan berangkat ke desa Timuhun dan Bungbungan.
Hari Jumat, 8 Juli 2022 Pukul 06.00 WITA tim PkM yang terdiri dari dua grup Timuhun dan Bungbungan telah bersiap-siap di area parkir Kampus Universitas Pendidikan Nasional untuk melakukan sembahyang pagi dan briefing singkat. Setelah melakukan persiapan final, mereka berangkat bersama-sama pukul 07:00 WITA dan tiba di titik kumpul Desa Bungbungan pukul 08:30 WITA. Tim yang bertugas di Desa Timuhun memisahkan diri dan bergerak menuju lokasi. Pukul 09:00 setelah persiapan di lokasi, proses workshop dimulai yang diawali oleh sambutan Bapak Kepala Desa di masing-masing desa. Proses workshop di kedua desa berlangsung riuh dan antusias, salah seorang staf di Desa Timuhun mengatakan dengan menggunakan Google Drive dirinya tidak perlu lagi memiliki flashdisk untuk menyalin dan menyimpan data, ia pun tidak perlu lagi khawatir akan ancaman virus dan dapat bekerja dari mana saja karena filenya telah ada di cloud. Di Desa Bungbungan, fitur kolaborasi realtime dari layanan Google Docs, Sheets, Slides dan lainnya terlihat cukup mengherankan. Baginya dengan adanya fitur kolaborasi, satu dokumen bisa dikerjakan satu kelompok beramai-ramai dari mana saja dan kapan saja dan ini adalah fitur yang sangat menarik dan berguna terutama dalam menyusun laporan. Satu pertanyaan kritis juga dilontarkan oleh staf di Desa Timuhun, tentang bagaimana caranya mengambil data di Google Form dan memasukannya secara otomatis tanpa copy paste manual ke Google Docs, sehingga ia dapat membuat surat dalam sekali klik. Namun sayang, karena program ini adalah program perdana, beberapa fitur tingkat lanjut seperti mail merge yang ditanyakan oleh staf di Timuhun belum terjawab, tim dosen yang bertugas pun menyampaikan bahwa itu sangat bisa dilakukan, namun sedikit kompleks dan panjang untuk dijelaskan di waktu yang singkat ini. Sehingga diberikanlah solusi kontak person untuk diskusi lebih lanjut dan halaman dokumentasi resmi layanan Google sebagai referensi. Antusiasme staf desa dalam melaksanakan workshop selama dua setengah jam diakhiri dengan penyerahan plakat dan kenang-kenangan dari tim PkM PSTI dan penyerahan standing banner layanan desa digital untuk masing-masing desa, diiringi sesi foto bersama dan makan siang bersama. Pukul 13:00 WITA tim PkM menutup acara, bersilaturahmi dan berangkat pulang ke Kampus Universitas Pendidikan Nasional di Denpasar.
